OA系统使用指南

OA系统是通过现代计算机和网络技术的集成运用对我校各部门办公要素进行整合,以实现对工作流、信息流和知识流的整合管理,提高各部门单位的信息透明度和单位工作效率,进一步提高学校的管理效能,创造新型的绿色办公、节约型办公环境的一套应用软件。它支持群体协作、流程控制、信息发布及控制功能,为学校内部管理和外部交流提供全面信息的传递、处理渠道。

一、如何开通OA系统

1. 在编教职工:新教职工在入职后,信息化办公室为您现场办理校园卡的同时,同步开通OA系统。账号密码同数字北语。

2.合同制职工:合同制职工如需使用OA系统,可由本单位在编教职工在OA系统通过“增加OA使用人员申请表”,代为申请。


二、如何修改OA系统密码

在登录“OA办公自动化系统”时,需要输入账号和密码。为了账户安全,请用户在获取账号后,尽量在第一时间登录修改初始密码。修改密码有两种方式:

(1)可登录OA办公自动化系统(http://oa.blcu.edu.cn/)自行修改初始密码,在主页面右上角“设置”—“个人设置”—“密码和账号管理”—“登录密码修改”进行修改;

(2)如忘记密码,可在数字北语“办事大厅—个人密码修改申请”中提交OA系统密码修改申请。

三、OA系统功能介绍

1. 北语空间

北语空间主要展示学校的主要工作动态、会议安排、学校通知以及知识共享等内容,包含的模块:北语通知、每周会议安排、每周要情、北语工作、信息化工作、教代会工会信息、资源共享、OA常见问题等。

2. 个人空间

个人空间主要划分为三个功能区域,即主要工作区域、A区、B区。如下图:

主要工作区:包括待办工作、已办事项、已发事项、我的工作、公文模板、其他模板、日程事件、消息盒子等。

A区:即菜单功能区,是以应用为导向的功能模块。包括:个人信息、我的快捷、协同工作、表单应用、公文管理、目标管理、会议管理、知识社区、文化建设、协同驾驶舱、综合办公、我的工具。

B区:主要是OA办公系统本身的功能快捷键。包括:应用中心、搜索和设置。


四、OA系统主要工作区常用功能

主要工作区的常用功能有:待办工作、已办事项、已发事项、我的工作、公文模板、其他模板、日程事件、消息盒子等。

1. 待办工作、已办事项、已发事项

“待办工作”是指别人交给您,需要您办理的事情,包括公文和协同;点击可以进入处理。“已办事项”、“已发事项”此功能区可查看已办事项和已发事项,及时处理与用户本人相关的办公信息。


2. 公文模版、其他模版

将学校常用办公请示文单及各类申请表汇总成固定的模版,用户根据所需直接调用办公模板,完成公文请示、申请和提交审批等工作流程。如下图:



示例:新建发文

(1)进入“个人空间”—“公文模版”,点击“北京语言大学发文”;


(2)在弹出的发文模板页面,先填写发文文单相关的信息项(如:请选择公文文号、事由、主送、抄送等),之后编辑正文,点击“发送”即可。

五、OA系统A区常用功能

A区的常用功能有:个人信息、个人空间快捷键、协同工作、表单应用、公文管理、会议管理、知识社区、综合办公、我的工具。


 

1. 个人信息

点击头像图标,弹出个人相关信息项,用户可以完善相关的个人信息、更改头像等。


2. 快捷键

用户可将工作中常用的信息项自行配置快捷键,如新建事项、时间安排新建计划、通讯录、新建会议、关联系统、综合查询、日程事件等。


 

配置快捷键的方法:在首页右上角“设置”处,选择“设置”—“首页设置 ”—“快捷设置”,选择您想要的快捷菜单,点击“确定”即可。

3. 协同工作

协同工作是个人、团队、组织之间传递信息和执行组织管理规则的事务处理工具,用它来完成事务的发起、处理和管理,并记录事务的发展过程和结果,用户通过流程规则来完成事项的办理。

功能菜单:主题空间、新建事项、待发事项、已发事项、待办事项、已办事项、督办事项。


 

操作步骤:点击菜单【协同工作】,出现功能列表,根据操作需要,选择相应的子菜单。

示例:新建事项

(1)打开“协同工作”—“新建事项”;

(2)在弹出的页面中编辑标题;


(4)点击“编辑流程”按钮编辑流程;

A、弹出“编辑流程”页面编辑流程;

B、在弹出的“请选择”页面下,选择协同人员,确定流转方式(并行/串行)即并行方式。


C、流程编辑完成之后,选择右下角处的“确定”按钮。见下图所示。


(5)确定标题、流程都不为空,编辑内容之后点击“发送”,完成新建事项,流程到达节点处,协同人会收到系统消息提醒。


4. 表单应用

包括主题空间、表单查询、表单统计、表单栏目配置。在表单主题空间中,将学校常用办公的表单及各类申请表汇总成模版,用户根据所需直接调用表单模板,完成表单单据的填写和提交审批。


 

5. 公文管理

公文管理:将学校公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高学校的办公效率。公文管理与系统工作流引擎相结合,实现公文的自动流转,因此公文处理流程中各个步骤的办理要到流程管理模块执行。也就是说,无论是收文还是发文,在完成登记文件、起草文件并提交申请后,会直接转到流程管理模块完成监督、催办、审批等环节。



 

操作步骤:点击菜单【公文管理】,出现功能列表,根据操作需要,选择相应的子菜单。

示例:发文管理

点击“公文管理—发文管理”,即可进入发文管理页面,可选“待发、已发、待办、在办、已办”选项。

6. 会议管理

会议是针对某些议题进行讨论、研究和解决的过程,起到沟通信息、协调关系、集思广益、制定计划、科学决策的目的。会议管理将会议通知,召开过程以及会议纪要集合在一起,规范了工作,协同提升了工作效率。会议管理涵盖了视频会议,申请会议室、已申请记录、会议纪要,会议室审核、登记会议室,会议室使用统计等功能,达到灵动管理,绿色办公,高效工作之目的。

会议管理:包括主题空间、会议安排、待开会议、已开会议、会议资源五个子菜单。

操作步骤:点击菜单【会议管理】,出现功能列表,根据操作需要,选择相应的子菜单。

示例:会议室申请

(1)打开“会议管理”—“会议资源”—“申请会议室”,弹出下图对话框;


(2)“点击此处选择会议室”,勾选会议室地点,选择会议开始及结束时间,点击“确定”按钮。


(3)返回步骤(1)对话框,继续填写其他会议相关信息项,点击此页面的“确定”按钮,弹出“来自网页的消息”对话框,完成会议室使用申请。


(4)申请后,用户可通过“会议管理”—“会议资源”—“已申请记录”,查看申请结果;或通过首页的“消息盒子”进行查看。

(5)因故取消会议室申请时,用户可通过“会议管理”—“会议资源”—“已申请记录”—点击“撤消”按钮,即可完成取消。


注:会议室使用情况,可通点击“使用查看”按钮,弹出“会议室使用情况查看”页面,如下图所示。


7. 知识社区

知识社区:将个人相关的文档、知识信息及单位推送的文档、他人文档、评论文档等进行管理,形成个人、单位存档及学习的知识库。

知识社区:包含个人知识中心、知识广场、文档中心、我的收藏、我的博客、文档库管理子菜单。

操作步骤:点击菜单【知识社区】,出现功能列表,根据操作需要,选择相应的子菜单。

 

8. 我的工具

我的工具:包含综合查询、通讯录、便签、计算器、万年历、常用链接、关于A8、系统帮助功能,供用户方便使用。


 

六、OA系统B区常用功能

B区主要是OA办公系统本身的功能快捷键。包括:应用中心、搜索和设置。

1. 应用中心

应用中心汇聚多行业、多领域、多场景的应用产品,以及解决方案、表单模板与工具组件。


2. 设置

主要包括首页设置、个人设置和薪资查看。


(1)首页设置

点击首页设置,可根据需要设置不同的展示模板。包括工作类:传统式工作门户、简约式入口门户、传统式业务门户、网站式信息门户;业务类:经典式工作门户、经典式业务门户;职能类:网站式职能门户、传统式职能门户、极简式门户。

(2)个人设置

个人设置包括:应用设置、门户设计、密码和账号管理、关联应用设置、HR管理、其他设置。

示例一:修改初始密码

①选择“设置”—“个人设置”—“个人应用设置”—“密码和账号管理”“登录密码修改”,弹出下图对话框;

②填写相关信息项,点击该页面下的“确定”按钮,完成个人密码的修改。

(3)菜单设置

①您可点击“设置”—“首页设置”—“更多修改”

②点击“设置导航内容”—“菜单”选择显示在A区的菜单项,也可以调整顺序。如果您桌面上的菜单项有缺失,可以来这里找一找。